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陕西省物价局关于印发《机关档案安全保管应急预案》等三项制度的通知

陕价办发〔2012〕121号

  • 来源:省物价局
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  • 日期:2012/11/1 10:01:52
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各处室、局属各单位:

  为进一步加强我局档案管理工作,根据省档案局《关于安康市农资公司“2.13”火灾损毁档案的通报》、《陕西省档案工作目标管理认证办法》要求,研究制定了我局《机关档案安全保管应急预案》、《电子文件归档与管理规定》、《档案室工作制度》等三项制度,现予以印发,请遵照执行。

  

                                                                   陕西省物价局

                                                                  2012年10月26日

  机关档案安全保管应急预案

  为有效预防、及时控制和迅速消除突发灾害对档案造成的危害,确保我局档案室所藏档案安全,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》及有关规定,结合我局实际,制定档案管理灾害应急预案。

  一、工作原则

  (一)档案优先原则:面临其它财产损失和档案安全的选择时,要把保障档案的安全作为灾害紧急处置的首要任务,在确保人员安全的前提下,最大限度地减少灾害对档案的影响和损害。

  (二)预防为主原则:把灾害作为档案室安全工作中心环节和主要任务,完善工作机制,强化安全管理,健全防范措施,建立安全预报机制,提高对各种灾害的紧急处置能力。

  (三)以人为本原则:档案室库房内各类安全器材、安全设施要保持良好状态,发生灾情时,要组织好档案工作人员和利用人员的疏散。

  (四)分级管理原则:按照“分级管理、各负其责”的原则,有效开展应急处理工作。

  二、适用范围

  档案室发生水灾、火灾、雷击、雪灾,档案被毁、被盗或由于地震、战争等原因,造成或可能造成重要档案损毁、档案室库房损坏、人员伤亡,并造成一定社会影响的突发事件,适用于本预案。

  三、启动条件

  凡出现下列任何一种情况,启动本预案。

  (一)本档案室发生特大火灾,造成档案被毁和人员伤亡,急需紧急救援的;档案室附近区域发生特大火灾,严重威胁档案安全,需要多个部门配合紧急转移档案的。

  (二)档案室发生重大盗窃档案事件,造成严重社会影响的。

  (三)发生破坏性地震,造成档案库房坍塌和人员伤亡、失踪、被困,需要多个部门配合救援的。

  (四)发生战争、社会对抗群体事件,严重威胁档案安全的。

  (五)发生特大洪水,造成档案库房坍塌,档案被淹和人员伤亡、失踪、被困,急需组织力量紧急救援和转移档案的。

  (六)直接危及档案安全的其它灾情。

  四、组织指挥体系和职责

  成立档案安全领导小组

  组 长:张文波

  副组长:白竹兰、张世权、郭健、熊经肇、朱亚利

  成 员:局各处室及局属单位负责同志

  本档案安全领导小组主要职责任务是:预案启动后,档案馆发生灾害时,具体组织救灾管理和协调工作。

  五、应急保障

  按照档案室设计规范的要求,设置必要的安全防护设施。

  六、应急响应及救助

  (一)档案室工作人员发现灾情后,应立即采取措施,并向分管领导报告,及时启动应急预案。

  (二)组织救灾队伍,建立健全与公安、武警、消防等专业救援队伍的联动机制,当灾害发生时,能够协助专业救灾部门开展自救互助,最大限度地减少灾害损失。

  七、终止预案

  灾情得到有效控制后或预案解除不会造成损失,本次应急预案终止。

  八、损失情况汇报

  一般情况下,应在事件发生24小时后写出调查报告,分别送上级行政管理部门。

  本预案自发布之日起实施。

  

  电子文件归档与管理规定:

  
    为适应信息化建设需要,规范我局在开展办公自动化进行文件和信息处理的管理工作,根据《中华人民共和国档案法》和《陕西省档案工作管理认证办法》及有关政策法规,结合我局工作实际,制订本规定。

  电子文件是指在数字设备及环境中生成,以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体,依赖计算机等数字设备阅读、处理并可在通讯网络上传送的文件。

  电子档案是指经过鉴定确认具有保存、参考和利用价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件产品说明书。

  一、电子文件的收集范围

  本单位在其主要职能活动中产生的、具有查考利用价值的电子文件,包括相关的支持软件和数据等。重点收集定稿的草稿文件,记录了最后修改结果、有重要凭证性、依据性,内容真实、完整、有效的且有价值的电子文件。+

  二、电子文件归档职责

  (一)为保证电子文件的完整、真实和有效利用,电子文件从制作形成到归档管理的过程,均应严格按制度规范登记、明确职责、责任到人,保证电子文件从产生、运转、处理和移交归档过程中完全处于可控状态。

  (二)电子文件在归档前应由各处室(单位)的兼职档案人员,会同电子文件的具体操作人员共同洽商制订归档计划,并严格按计划要求将电子文件整理归档移交档案室。

  (三)各处室(单位)必须认真负责做好所形成的各类电子文件的承办、运转和整理工作并按时归档。

  (四)电子公文的正本及草稿发送须严格按公文处理规定,落实必需的签字手续,明确在拟稿、核稿、签发等环节的责任者。

  (五)各处室(单位)定期将具有重要凭证性、依据性的电子文件制作备份。需永久、长期保存的电子文件档案应制作纸质版本与电子文件一并归档。

  (六)电子文件归档前,承办处室(单位)负责对光盘、磁盘、磁带等介质载体进行病毒检查和清除并做好明显标记的责任。

  三、电子文件档案的移交

  (一)电子文件形成处室(单位),在电子文件形成后并确认有保存价值或重要凭证作用时,应由兼职档案员尽快移交局档案室归档。

  (二)电子文件承办制作处室(单位)和档案室在移交过程中应检查并确认归档电子文件的真实性与完整性,做到移交及时、数据完整、内容准确、利用安全、编目规范、账目一致、手续清楚。

  (三)局档案室负有对电子文件归档工作的监督、指导责任,归档时认真检查验收。

  四、电子文件档案的保管

  (一)局档案室在接收电子文件档案后,要对电子文件重新制作统一归档标识并进行分类、组盘,把分类后的电子文件按规定重新排列,填写著录项目、编制机读记录和存放载体的编号,编制符合国家档案著录规则要求的简要检索工具。

  (二)对涉密电子文件要严格按相关保密规定进行处理,涉密电子档案的编目、入库、收藏均另行处理。

  (三)接收的各类电子档案应定期机读抽检,抽检率不低于40%,确保上机测试无病毒和100%的准确率。

  (四)磁性载体上的归档电子文件应定期复制,一般应每隔四年复制一次。需抢救的光盘应及时复制,原载体保留时间不应少于四年。

  (五)电子文件档案的保管要做到防潮、防磁、保密、安全。

  五、电子文件档案的开发利用

  (一)积极开展电子文件档案的开发利用。在工作规程上既要严格管理保护,又要便于有效开发利用。

  (二)电子文件档案一般不外借,需要利用(使用)时,档案室只提供复制件。

  (三)查阅和利用归档电子文档其手续按文书档案借阅办法处理。

  本规定如与上级档案管理规定不符,以上级规定为准执行。